Discipline et science – Traitement des archives

 

Préambule

Qu’est-ce que “archiver” ? Pour les uns, il s’agit de ranger dans de nouvelles boîtes un certain nombre de documents ; pour les autres, il est question de rassembler des documents ayant le même objet. En fait, ces deux éléments de réponses sont à la fois exacts et incomplets.

Archiver… un dossier… consiste à le déposer dans un local archives en attente de son traitement : le classement. Il serait plus juste de parler de classement dont l'”opération consist[e] à la mise en ordre intellectuelle et physique des documents d’archives à l’intérieur des dossiers, et des dossiers à l’intérieur d’un fonds, réalisée en application du principe de respect des fonds” (extrait de l’ouvrage Abrégé d’archivistique, 2007, p.299).

Être en charge des archives signifie Collecter, Classer, Conserver et Communiquer les documents et pièces d’archives qui ont été versés à la personne en charge des archives. C’est aussi spéculer et déduire, en dehors des nécessité administratives, quels documents seront consultés par les futurs généalogistes, habitants, étudiants, chercheurs, bureaux d’études en quête de leur passé ou acteur d’un avenir commun.

En résumé, la personne en charge des archives devra être en mesure de traiter le fonds qui lui a été confié afin que toute personne, quelle qu’elle soit, puisse retrouver tout article coté en quelques minutes. Pour y parvenir, la ou le référent(e) archives possède une boîte à outils contenant arrêté, circulaire, décret, instruction, rapport, notice ainsi que tableau de gestion.

 

Arkheia arkheim archivum
savoir et apprentissage
Le terme archives en français est apparu au 13e siècle. Désignant à la fois le lieu et ce que l’on y conserve, chaque document et pièce répertorié repose sur un travail à la fois technique, pragmatique, scientifique et institutionnel,

 

 

 

Are’chives
Entre stockage et surface
Chaque collectivité territoriale conserve plus de 200 ans d’histoire. Chaque document et pièce d’archives peut nous parler d’histoire. Alors comment stocker et préserver un volume expansif d’objets de toutes sortes, de support d’information de tout âge (bois, papier, disquette souple, photo argentique, carte mémoire) lorsque la Mairie est la gardienne d’une histoire de moins de 2500 habitants.

 

Archi’tech
Et la question du classement numérique
Si de prime abord, les documents électroniques paraissent la solution et un objet fiable en tant que preuve d’une action, leur production et leur conservation exposent les collectivités territoriales à une perte de mémoire et produisent même un risque majeur de perte d’archives électroniques qui ont pour la plupart une valeur probante. 

 

 

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