DONNÉES PERSONNELLES ET ARCHIVES HISTORIQUES

L’un des événements marquants de l’année 2018 pour l’ensemble de la population, les sociétés privées et organismes publics porta sur la protection des données personnelles et la mise à disposition de données publiques. Mais qu’est une donnée ? Tout simplement un mot, un chiffre, une date, un nom, un sigle, un symbole, permettant d’identifier, directement ou indirectement, une personne physique ou morale, un lieu, un évènement, une période…

Il convient de rappeler que les données et les informations personnelles ont depuis toujours circulé sur différents supports (tablette en pierre, parchemin, papier et aujourd’hui numérique). Nous produisons tous des données personnelles (commande en ligne…), nous recevons également tous des données personnelles (échange avec les associations, courriel à destination de la Mairie…) et nous partageons tous des données personnelles (Facebook, skype, Linked’In, Snapchat, jeux en ligne…). Pour l’année 2018, trois points sont à retenir :

LE RGPD – L’OPEN DATA – L’ACCESSIBILITÉ AUX ARCHIVES COMMUNALES

Le RGPD ou le traitement des données personnelles

Dans ce contexte, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) du 25 mai 2018, impose une information concise, transparente, compréhensible et aisément accessible des personnes concernées. Dans le cadre de son application et de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative modifiée à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, le traitement des données et informations reçues et produites par la Mairie de Sixt-sur-Aff relève du champ d’application de l’Autorisation Unique AU-29 ainsi que de l’instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 et la préconisations relatives au tri et à la conservation des archives produites par les communes DGP/SIAF/2014/006.

L’application du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) a conduit les mairies à s’assurer qu’elles sont en conformité avec ledit règlement. S’agissant de protéger ainsi que de contrôler le mouvement, la conservation, la modification et l’élimination des données personnelles, les mairies ont dû modifier ou recourir à de nouveaux formulaires. Certaines démarches administratives ont également dû être adaptées. S’il est important de rappeler que le Règlement Général sur la Protection des Données concerne, sans exception, tout le monde ; son application nécessite de respecter quelques règle d’usage :

– Toute demande fait l’objet d’un écrit (courrier, mail…). Qu’il s’agisse d’une lettre ou d’un message électronique, il est nécessaire de mentionné l’objet/sujet.
– Pour qu’une demande puisse être traitée, la personne demandeur transmettra les éléments nécessaires ainsi que ceux qui peuvent lui être demandés en complément.
– La personne demandeur devra communiquer son identité ainsi que son adresse postale. Elle peut, si elle le souhaite, indiquer ses coordonnées téléphoniques.

Ces éléments sont nécessaires car dans le cas où la personne ne décline pas son identité, et en application du CRPA et du RGPD, il peut ne pas être donné suite à la demande formulée par écrite et/ou oralement. De ce fait, leur application – du Code et du Règlement – peut impliquer un traitement plus long de l’ensemble des demandes. Enfin, la personne demandeur peut contacter l’établissement public ou privé, la collectivité ou l’association afin d’obtenir des renseignements ou/et faire valoir ses droits sur ses données personnelles (modification, rectification, suppression).

Si le Règlement Général sur la Protection des Données fait état que les données à caractère personnel doivent être conservées pour la durée de leur utilité, son application soulève plusieurs interrogations au regard du traitement des archives publiques. Au vu de l’article 89 relatif aux “garanties et dérogations applicables au traitement à des fins archivistiques dans l’intérêt public, à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques”, les services d’archives peuvent poursuivre leurs missions. Pourtant, la mesure de pseudonymisation et le principe de minimisation des données présents dans ce même texte conduisent à remettre en question l’échantillonnage, le tri et la sélection qualitative ou d’un spécimen, des futures archives définitives. Comment alors préserver l’H(h)istoire ?

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